Sinds vorige maand ben ik officieel een ‘trabalhador independente’ in Portugal.
En als ik van te voren had geweten hoe makkelijk dat te regelen is, had ik het eerder gedaan.

Wat is een ‘trabalhador independente’?

Een trabalhador independente is een zzp-er en heeft een ‘Empresário em Nome Individual’ (eenmanszaak). Ik koos voor deze bedrijfsvorm, omdat:
– het de makkelijkste en goedkoopste manier is om een bedrijf te starten
– het geen beginkapitaal vraagt
– er geen boekhouder voor nodig is
– deze vorm het meeste lijkt op een Nederlandse eenmanszaak (wat ik gewend was)

Boekhouding

Eerlijk gezegd houd ik van boekhouden; lekker met cijfers bezig zijn. Boekhouden maakt me rustig als ik kwaad ben, zoals koken doet bij anderen.
Maar van de regels en wetten in Portugal word ik helemaal niet rustig. En daarom riep ik bij het openen van mijn eenmanszaak de hulp in van een plaatselijke boekhouder.
Hij heeft me geholpen bij het invullen van het formulier waarmee ik mijn eenmanszaak op de portal van de Finanças kon aanmelden. Hij heeft geholpen om de juiste codes te bepalen ter omschrijving van mijn bedrijfsactiviteiten. En in het eerste jaar helpt hij bij het maken van de eerste ‘recibos verdes’ (electronische facturen), de BTW declaraties, de aangifte van de inkomstenbelasting en de bijdragen aan de sociale verzekering.

Twee systemen voor Portugese freelancers

Als je start met een Empresário em Nome Individual kun je tussen twee systemen/regelingen kiezen: regime simplificado and contabilidade organizada.
Als je niet kiest, val je automatisch onder de simpele regeling. Als je meer dan €200.000 per jaar denkt te gaan omzetten, mag je niet voor de simpele regeling kiezen. En zo zijn er nog een aantal criteria en overwegingen die de keuze bepalen, zoals de verhouding tussen de verwachte omzet en kosten en de aard van je bedrijfsactiviteiten.
Als je kiest voor de ‘contabilidade organizada’ (georganiseerde boekhouding) dan ben je verplicht ieder jaar de boekhouding, met een boekhoudersverklaring, bij de Finanças in te dienen.
Na veel research en overleg met mijn boekhouder, heb ik gekozen voor de ‘regime simplificado’.

De simpele regeling

De simpele regeling houdt in dat een vast percentage van je jaarlijkse omzet wordt beschouwd als bedrijfskosten. De jaarlijkse omzet wordt met dit percentage verlaagt om je belastbaar inkomen te berekenen, waarover vervolgens inkomstenbelasting wordt berekend en de bijdrage aan de sociale verzekering. Er zijn verschillende vaste percentages, maar voor de meeste freelancers die een dienst verlenen, geldt het verlagingspercentage van 25%. Je hoeft hierdoor geen balans en geen winst-en-verliesrekening te maken en geen bonnen van je kosten bij te houden.
In de simpele regeling ben je alleen maar BTW-plichtig als je meer dan €10.000* omzet per jaar, ingaande in het jaar erna. (Dan moet je natuurlijk wel een bonnenadministratie bij houden.)

* Per 5-2-2020 is deze limiet €12.500

Zo open je een Empresário em Nome Individual

Om een eenmanszaak aan te melden bij de Portugese belastingdienst, heb je het volgende nodig:

  • NIF (Portugees belasting nummer)
  • digitale toegang tot de ‘portal das Finanças’ (maar je kunt ook naar het lokale belastingkantoor gaan)
  • een bankrekening exclusief voor de eenmanszaak
  • informatie over de onderneming: beschrijving van de activiteiten
  • de startdatum
  • inschatting van de omzet in het eerste jaar

Ik heb de inschrijving gedaan op de portal, samen met mijn boekhouder in zijn kantoor. Ik logde in met mijn NIF en mijn paswoord. En hij vulde vervolgens het formulier voor me in, om er zeker van te zijn dat ik zou worden vrijgesteld van de BTW-verplichting.
Samen hebben we de bepaald welke codes het beste passen bij mijn bedrijfsactiviteiten. Je kunt ook meerdere bedrijfsactiviteiten opgeven. (in deze post lees je meer over de codes)
De startdatum heb ik zo laat mogelijk gekozen, omdat je het eerste jaar bent vrijgesteld van bijdragen aan de sociale verzekering.

Als je het inschrijfformulier al wilt bekijken op de portal van de finanças, dan ga je nadat je bent ingelogd naar:
Serviços > atividade > início de atividade > entregar declaração > Início de Actividade.
En daar zie je dan de tekst:
Entrega de Declaração de Início de Atividade.
A aplicação será aberta numa janela nova.

Als je de blauwe button eronder aanklikt, dan opent in een nieuw venster het inschrijfformulier.

Na de ‘inicío de atividade’

Een paar dagen later kreeg ik via de portal een verzoek om mijn postadres te bevestigen. En nog een week later kreeg ik via de post een bevestigingscode opgestuurd. Nadat ik deze code had ingevoerd, was het voor elkaar! Ik was officieel een Portugese zzp-er!
Trouwens, in Portugal mag je alleen je eigen naam gebruiken voor een Empresário em Nome Individual. Dus helaas zul je geen eenmanszaak met de naam ‘Dona Rolha’ vinden. Maar niet getreurd, als je op zoek bent naar een freelance tekstschrijver voor film of web, stuur me dan een email.

De komende tijd zal ik meerdere blogs schrijven over mijn ervaringen als trabalhador independente.
Dus lees meer, zodra ze beschikbaar zijn, over:

Meer informatie van de Portugese belastingdienst

Op de site van de Portugese belastingdienst vind je ook de nodige informatie over het belastingstelsel en het openen van een eigen zaak (in het Engels):

Tax system in Portugal
Tips for starting a business in Portugal


20-03-2020

share:

7 Comments

  1. Hoi,

    Bedankt voor je heldere uitleg. Weet je misschien ook iets te vertellen over de NHR regeling? Maak je daar zelf misschien gebruik van?
    Ik probeer uit te zoeken of ik daar voor in aanmerking kom, maar vind het nogal moeilijk, aangezien ik her en der tegenstrijdige berichten lees 🙂

    1. Hallo Ben, dank voor de reactie.
      De NHR regeling hebben wij niet gebruikt en weten we ook weinig tot niets over.
      Maar goed om te lezen dat je hier wel iets aan had.
      Groet, Dona Rolha.

      1. Hoi Dona,

        Bedankt voor je antwoord! De vorm waarin jij werkt zou voor mij ook al interessant zijn.
        Nu zoek ik nog een goede, betrouwbare boekhouder in Portugal.
        Weet jij misschien een platform waar ik die zou kunnen vinden? Locatie is niet echt belangrijk, momenteel werk ik ook met een boekhouder die een paar honderd kilometer van mij vandaan zit 🙂 tegenwoordig gaat alles toch digitaal.
        Ik heb wel op Google gezocht, maar vind het moeilijk om een indicatie te krijgen, mond op mond is altijd het beste.

        Bij voorbaat dank!

        1. Beste Ben,
          Ik ken geen platform waar je een boekhouder kunt vinden. In het begin heb ik daar ook naar gezocht.
          Uiteindelijk ben ik maar eens gaan rondvragen bij lokale ondernemers, die de indruk gaven het zakelijk wel op orde te hebben. Zij bleken bij hetzelfde boekhouderskantoor te zitten in de buurt. Daar ben ik op kennismakingsgesprek geweest, gelukkig bleek één van de eigenaren ook engels te spreken. Tot dusver bevalt het me goed.
          Naast dat het aardig/belangrijk is om met lokale mensen samen te werken, heb ik nog een voordeel ontdekt:
          Zij hebben door de jaren heen een goede relatie opgebouwd met het lokale belastingkantoor en dat kantoor behandelt/beoordeelt uiteindelijk ook al jouw zaken. Het helpt waarschijnlijk als jouw dossier van de boekhouder komt die zij al kennen ipv een onbekende boekhouder.

  2. In reply to Ben.
    Ik heb hele goede ervaringen met HWK consulting in Oliveira do Hospital. Zowel de eigenaar Ricardo) als zijn vrouw (Paula) spreken uitstekend Engels. Er wordt snel gereageerd op mailtjes. Paulo doet de verzekeringen en is erg proactief en dat kom je in Portugal maar zelden tegen! Zelfs in haar vakantie reageerde ze nog. Voor mij een dikke 10 voor hun service!

  3. Hoi,
    Dank voor het delen de en reacties, handig om zo op een rijtje hebben! Ben sindskort verhuisd naar pt. en wil formeel kunnen factureren via een ENI. Ben benieuwd wat er op mn pad komt…! Eerst maar eens beginnen met het aanvragen van m’n NIF en het openen van een bankrekening.
    Bao tarde.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *